Любое использование материалов U-mama.ru возможно только с предварительного письменного согласия АО «ЦТВ».
Администрация сайта не несет ответственности за содержание сообщений, публикуемых в форумах, доске объявлений, в отзывах и комментариях к материалам.
Откликнитесь кто может проконсультировать по СМК, т.е. по оформлению документов, конкретнее альбома форм документов :)Сообщение было изменено пользователем 12-05-2010 в 16:25
Я специалсит по СМК, но сейчас 2,5 года в декрете. Может смогу чем помочь.
история такая: у нас инженер по СМК убедила директора, что нам в отделе кадров нужен Альбом форм, но мы всячески пытаемся отбрыкаться, т.к. вся документация, которой мы пользумеся - это унифицированные формы, утвержденные Госкостатом. Есть конечно журналы, но мы ведем их лично для себя, чтобы не путаться и на аудиторских проверках мы их не показываем. Она с нас просит все формы которые у нас есть оформить в этот альбом с примерами заполнения, хорошо если бы все наши документы умещались на А4, но у нас есть Личные карточки, которые на формате А3. причем утвержденные формы документов с названиями форм, нас просят переименовать, т.е. присвоить свои номера %) я понимаю, когда это формы разработанные конкретно на этом предприятии, что нужны примеры их заполнений, но я не понимаю зачем делать унифицированные формы документов?
Вообщем у меня вопрос, есть какие-то документы, чтобы было конкретно написано, что в отделе кадров должен быть этот альбом форм и как он оформялется и надо ли вообще его делать? Есть у кого-то опыт в этом деле :)
Значит ни кто мне не поможет :(
Я специалист по СМК.
А все ли формы у вас госкомстатовские?
у нас например в отделе кадров много и своих форм разработано
например
анкета на вакансию, заявка на вакансию, лист адаптации, лист аттестации, оценка обучения, формы заявлений и справок, форма должностной инструкции и положения об отделе и т.д.
нет ли у вас аналогов?
другое дело что нет такого требования что обязательно должен быть альбом форм, ну или пусть покажет вам нормативный документ со ссылкой на пункт.
это лишняя деятельность
документ должен иметь уникальную идентификацию - нумерации и названия госкомстата вполне достаточно
по обучению, да много документов, но есть стандарт, все формы содержатся в этом стандарте, поэтому их в альбом форм не требуют включать
вот это где-нибудь написано? чтобы нам хотя бы это доказать
конкретно нами разработанных форм штук 3-5, но это такие формы, которых может и не быть, они лично для нас :) Мне еще интересно в этот альбом нужно все документы делать, которыми пользуемся или всетаки только нами разработанные?
Заполняемые формы госкомстата являются по своей сути "записями" и попадают под действие п.4.2.4 ИСО 9001 (если у вас этот стандарт внедряется)
.... Организация должна установить документированную процедуру для определения средств управления, необходимых для идентификации, хранения, защиты, восстановления, сохранения и изьятия записей. Записи должны оставаться четкими, легко идентифицируемыми и восстанавливаемыми.
Что уж легче идентифицировать чем унифицированные формы?
Подводя итог могу сказать, что согласно требованию ИСО 9001 достаточно стандарта предприятия где определено кто, в какой момент, какую именно бумажку заполняет, по какой форме, где регистрирует, где хранит и как можно восстановить информацию.
Т.е. создание альбома форм вроде как и не требуется обязательно.
Но на опыте могу сказать, что альбом форм - это удобно. Позволяет систематизировать в голове весь процесс, позволяет одним взглядом охватить все заполняемые отделом бумаги. Позволяет быстро и качественно проверить работу подразделения и привести доказательства выполнения определенных требований. Альбом форм - это следующая ступень развития.
т.е. стандарта управления записями достаточно?
Вот если бы было время мы без разговоров делали, но как я понимаю это должно исходить от вышестоящего руководства а не от отдела кадров одного из подразделений. А у нас именно так и получается, что есть управление в одном городе, и есть подразделения в Тьмутараканске (какием мы являемся) и управлению это не надо, зато нам ой как нужно %)
И всетаки где можно взять хотя бы образец этого альбома форм?Сообщение было изменено пользователем 13-05-2010 в 09:19
Мы на своем предприятии сделали альбом бланков отдельно по каждому подразделению и альбом бланков предприятия (в нем все бланки, которые используются на предприятии). Каждому подразделению присвоен свой идентификационный номер. В альбоме бланков подразделения есть перечень бланков, там указан идентификационный номер бланка, название, примечание. Идентификационный номер бланка присваивается по схеме: например 05/03-01, где 05- номер документа, 03- идентификационный номер подразделения (например, отдел кадров), 01- номер редакции. Если бланк имеет унифицированную форму (а в отделе кадров таких много), то ему не присваивается номер, а в перечне бланков прописывается этот унифицированный номер. У нас на предприятии была просто борьба с этими бланками, не хотели их делать. Я лично со всеми вместе сидела и помогала оформлять. А через некоторое время люди сами стали мне говорить, что этот альбом им помогает. Например, в отделе кадров, когда была проверка из Труд инспекции начальница показала инспектору этот альбом и это очень хорошо повлияло на ход проверки, наше предприятие похвалили. Также сама начальница отдела кадров говорит, что ей очень удобно взять из этого альбома, например, приказ о приеме на работу и просто его скопировать и положить на место и другие документы также.
У нас не все формы бланков вошли в стандарты предприятия, поэтому они получается не как не утверждены, а альбом бланков позволяет их утвердить. И еще в альбоме бланков проще провести изменения бланка, чем, например, менять его в стандарте. Поэтому у нас многие бланки и не вошли в стандарты, а просто ссылка на номер бланка альбома бланков отдела. Если менять бланк в стандарте, то нужно утвердить изменение стандарта директором, раскопировать его, выдать всем владельцам этого стандарта под роспись, проследить, чтобы они провели это изменение (убрали старый лист, вставили новый и сделали запись на последней странице стандарта о изменении). Поэтому проще иметь этот альбом бланков. Тем более стандарт предприятия «Управление записями» входит в 6 обязательных процедур, которые будут требовать на аудите
У нас включаются все бланки, которыми отдел пользуется только если разработчик бланка другой отдел, то и идентификационный номер будет того отдела, а не вашего. Если разработчик меняет бланк, то он должен принести всем пользователям новый бланк.
У нас в альбоме бланков содржаться все бланка даже те, которые есть в стандартах
Но если ваше руководство решило, что надо, то делать все равно придется. На аудите альбом бланков пригодится.
А вам разве не дали образец из вашей службы качества? Я если найду свой образец, то вам в личку скину.Сообщение было изменено пользователем 13-05-2010 в 17:47
А вы сейчас работаете или тоже в декрете?
У нас в кадрах нет альбома форм (СМК внедрена, скоро ресертификация). Все формы, созданные предприятием, указаны в стандартах. Для удобства в кадрах лежит папка с формами заявлений (на отпуск, увольнение, прием на работу...). Ну и в каждом отделе список записей существует, он больше в помощь аудиторам.
Унифицированные формы, утвержденные Госкостатом, не проходят внутреннюю идентификацию
Вот именно, что его там нет, она даже сама не знает как он должен выглядеть, но когда мы собрали наши документы с образцами заполнения, оказалось, что это не верно. тепреь я и сама понимаю, что не совсем верно у нас было оформлено, но на это опять же нужно время (сканировать, уменьшать, оформлять), а у нас ресертификация в 20 числах июня
И еще мы отдел кадров, а у нас есть отдел управления персоналов, которому мы подчиняемся, всетаки от них должны исходить эти формы или нам делать минуя управление?Сообщение было изменено пользователем 13-05-2010 в 20:54
А у вас прописано в документах, что альбом должен быть? Если уже оформлено такое требование, то надо успевать делать. А если не оформлено, то успеют ли версию стандарта(инструкции) обновить до ресертификации? Так-то качественники у вас геморр придумали не только вам, но и себе ;)
вообще стандарт у нас общий по всему предприятию, а про альбом было распоряжение нашего директора (подразделения) инженер по качеству (закрепленный за нашим подразделением) в обход своего руководства убедила его, что надо этот альбом делать, что ее начальник ОУК была в шоке.
С директорм сегодня разговаривали, он сказал выходить на ОУК и решать вопрос уже с ними
Спасибо, пока разрешили отложить до декабря, а там и глядишь отменят